E-Mails sind zum unverzichtbaren Kommunikationsmedium im Arbeitsalltag geworden. Doch viele Unternehmen ertrinken förmlich in der digitalen Informationsflut. Aus steuerrechtlicher Sicht sind seit Anfang 2002 E-Mails in elektronischer Form bis zu zehn Jahre aufbewahrungspflichtig.

Automatische Klassifizierung aller E-Mails

Der triomis mailtender löst Ihre Probleme. Ein- und ausgehende E-Mails werden inhaltlich analysiert und automatisch durch Mitarbeiter- und Kundeninformationen ergänzt, die dann eine einfache Klassifizierung ermöglichen. Diese Informationen werden aus den bestehenden Datenspeichern (SQL-Datenbanken, Aktive Directory, Microsoft CRM) ermittelt und den E-Mails hinzugefügt. Durch Verwendung eines eigenen Dataprovider-Dienstes, der als Abstraktionsschicht zwischen dem triomis mailtender System und der eigentlichen Datenquelle dient, können verschiedenste Datenspeicher angebunden werden.

Strukturierte Ablage

Auf Basis von frei definierbaren Regeln können die so vorbereiteten E-Mails archiviert und elektronischen Akten zugewiesen werden. Selbstverständlich können Ausschlussregeln definiert werden, um bestimmte E-Mails von der automatischen Verarbeitung auszuschließen. Als Speicherort für die E-Mails können Exchange Public Folder, Sharepoint Dokumentenbibliotheken oder auch andere Speichermedien verwendet werden. Durch die Verbindung mit Sharepoint Technologie ermöglicht der triomis mailtender den Aufbau eines unternehmensweiten Datenmanagementsystems.

Ergänzung zu Microsoft Exchange 2003

Der triomis mailtender ist eine Ergänzung zu Exchange 2003. Er überwacht den E-Mail-Verkehr und verarbeitet alle ein- und ausgehenden E-Mails und Faxe. Die Verarbeitung der E-Mails erfolgt serverseitig. Hierdurch ist sichergestellt, dass sämtliche Nachrichten verarbeitet werden. Für den Benutzer ist diese Verarbeitung vollkommen transparent.
Als Baukastensystem ist triomis mailtender flexibel anpassbar und kann individuell erweitert werden.